Vilkår for indrapportering/Reporting terms

Vilkår for indrapportering
Følgende vilkår er gældende pr. 1. maj 2023, hvis du er tilmeldt som enten dansk producent, importør eller grossist eller som udenlandsk webforhandler.

Vilkårene supplerer de krav der gælder efter ophavsretslovens §§ 39-46 og bekendtgørelsen om vederlagsordningen for eksemplarfremstilling til privat brug.

Indrapportering til Copydan KulturPlus
Den tilmeldte virksomhed skal månedsvis eller kvartalsvis af egen drift indrapportere antallet af lagringsmedier jf. ophavsretsloven § 40, der er udleveret/solgt pr. måned i den forgangne måned/det forgangne kvartal, samt eventuelle oplysninger, som Copydan KulturPlus måtte anmode om. Indrapporteringsfrekvensen (måned/kvartal) vælges ved tilmeldingen til indrapporteringen og kan efterfølgende ændres efter aftale med Copydan KulturPlus. Kvartalsvis indrapportering kan dog kun vælges af virksomheder, der pr. kvartal indrapporterer under 50.000 kr. Såfremt der indrapporteres 50.000 kr. eller mere, overgår virksomheden automatisk til månedsvis indrapportering.

Indrapporteringen sker via Copydan KulturPlus' selvbetjeningsfunktion. Fristen for indrapportering er senest ved udgangen af den efterfølgende måned. Det betyder for eksempel, at indrapportering for januar måned senest skal være modtaget ved udgangen af februar, hvis man har valgt at indrapportere månedsvis. Hvis man har valgt kvartalsvis indrapportering, skal indrapporteringen for eksempel for januar til marts senest være modtaget ved udgangen af april osv. Hvis fristen for indrapportering ikke overholdes, kan Copydan KulturPlus opkræve et gebyr på DKK 500 for hver frist, der ikke overholdes.

Hvis der er udleveret/solgt medier med vederlag, skal vederlaget indbetales til Copydan KulturPlus efter samme frister som indrapporteringen. Det vil sige, at fristen for indbetaling også er senest ved udgangen af den efterfølgende måned. Det betyder for eksempel, at indbetaling for januar måned senest skal være modtaget ved udgangen af februar, hvis man har valgt at indrapportere månedsvis. Hvis man har valgt kvartalsvis indrapportering, skal indbetalingen for eksempel for januar til marts senest være modtaget ved udgangen af april osv.

Indrapporteringen skal omfatte ethvert udleveret/solgt lagringsmedie, uanset om medierne er udtaget til egen brug i den tilmeldte virksomhed, er udleveret med eller uden modydelse, er solgt på prøve eller udleveret i konsignation m.v.

Når du som dansk producent, importør eller grossist er tilmeldt Copydan KulturPlus, vil din virksomhed fremgå af en liste over tilmeldte forhandlere. Din virksomhed vil ligeledes fremgå af en liste over godkendte forhandlere. Listerne vil være tilgængelige på Copydan KulturPlus' hjemmeside.

Salg uden vederlag
Den tilmeldte virksomhed (i dette afsnit "Sælger") kan udlevere/sælge lagringsmedier vederlagsfrit efter ophavsretsloven § 43, stk. 1, nr. 1-4, når:

1. Sælger kan konstatere, at modtageren af lagringsmedierne er en anden tilmeldt virksomhed.
2. Sælger kan fremlægge udførselsdokumentation ved eksport til udenlandsk virksomhed.
3. Køber (den modtagne virksomhed/bruger) er godkendt af Copydan KulturPlus efter de af Copydan KulturPlus nærmere fastsatte regler, eller Sælger på anden måde kan fremlægge dokumentation for, at lagringsmedierne udelukkende anvendes til professionelle formål, herunder erhvervsmæssige formål og undervisningsformål.
4. Lagringsmedierne er solgt til de virksomheder, der er udpeget af respektive Danske Døves Landsforbund og Dansk Blindesamfund ifølge aftale med Copydan KulturPlus.

I det omfang der i henhold til nr. 3 sælges lagringsmedier uden vederlag til virksomheder, som ikke er godkendt af Copydan KulturPlus, er det Sælgers ansvar at sikre dokumentation for, at medierne udelukkende skal anvendes til professionelle formål af køber.

Indrapportering til Copydan KulturPlus er ikke afgørende for, om der i forbindelse med salget er sket en overgang af vederlagspligten jf. § 2, stk. 6 i Bekendtgørelse om vederlagsordningen for eksemplarfremstilling til privat brug. Sælger vil således fortsat hæfte for vederlagspligten, såfremt der ikke er sikret tilstrækkelig dokumentation i henhold til bekendtgørelsens § 2, stk. 3, uanset at der er sket indrapportering til Copydan KulturPlus.

I øvrige tilfælde kan Sælger som udgangspunkt alene sælge lagringsmedier med vederlag.

Fakturering
Den tilmeldte virksomhed skal ved enhver udlevering/ethvert salg af lagringsmedier udstede en faktura (afregningsbilag) til modtageren. Fakturaen skal være forsynet med udstedelsesdato og indeholde oplysninger om den tilmeldte virksomheds navn, adresse og CVR- nummer/P-nummer samt leverancens art og mængde.

Ved udleveringer/salg med vederlag skal vederlagets størrelse for hvert varenummer/lagringsmedie angives og specificeres på fakturaen eller på anden måde oplyses til modtageren. Dette krav er dog kun gældende for salg til virksomheder, offentlige myndigheder og undervisningsinstitutioner og gælder derved ikke ved salg til private. Såfremt en udlevering omfatter både vederlagspligtige og vederlagsfri lagringsmedier, skal det fremgå af fakturaen eller på anden måde oplyses til modtageren, hvilke udleveringer der er vederlagsfri.

Regnskab
Den tilmeldte virksomhed skal føre regnskab over indkøb og udlevering af vederlagspligtige lagringsmedier. Regnskabet skal føres på en sådan måde, at de udleverede lagringsmedier, der lægges til grund for beregningen af vederlaget for enhver opgørelsesperiode, fremgår af regnskabet. Den tilmeldte virksomheds regnskab for en periode skal være ført, inden indrapporteringen foretages. Regnskabet, der skal føres som en del af det almindelige forretningsregnskab, skal fremgå på en klar og overskuelig måde og skal indeholde sådanne specifikationer, at det kan danne grundlag for den af Copydan KulturPlus valgte revisors kontrol med beregningen af vederlaget. Den tilmeldte virksomheds bogholderi skal indeholde særskilte konti for hver kategori af lagringsmedier, der er indkøbt og udleveret i vederlagsperioden. Bogholderiet skal indeholde særskilte konti for beregnet og betalt vederlag samt en særskilt konto for vederlagsfri udleveringer/salg i vederlagsperioden.

Hertil skal føres konti for henholdsvis lagringsmedier købt med og uden vederlag. Den tilmeldte virksomhed skal opbevare regnskabet, regnskabsbilag og andet regnskabsmateriale i fem år efter udløbet af det pågældende regnskabsår jf. ophavsretslovens § 45, stk. 3.

Kontrol
Den tilmeldte virksomhed skal på begæring af en af Copydan KulturPlus valgt statsautoriseret revisor afgive oplysninger om udleveringer/salg af lagringsmedier. Den af Copydan KulturPlus valgte statsautoriseret revisor har ret til, ved besøg i den tilmeldte virksomhed, at gennemgå varebeholdninger, forretningsbøger, regnskabsbilag, købs- og salgsfaktura og andet regnskabsmateriale af betydning for kontrollen med beregning af vederlag. Disse besøg vil normalt være varslet, men såfremt det skønnes nødvendigt, kan dette også ske uanmeldt. Udgiften til revisor afholdes af Copydan KulturPlus. Viser kontrollen, at der er afgivet urigtige oplysninger, afholdes udgiften af den anmeldte virksomhed.

Udenlandske webforhandlere
Når udenlandske virksomheder sælger omfattede lagringmedier til det danske marked, skal virksomheden differentiere mellem salg til private forbrugere i Danmark og salg til danske virksomheder.

Såfremt udenlandske virksomheder sælger omfattede lagringsmedier til forbrugere i Danmark, skal virksomheden anmeldes hos Copydan KulturPlus, samt indrapportere og indbetale vederlag efter samme regler som danske virksomheder, der sælger lagringsmedier med henblik på privat brug. Forpligtelsen til at indbetale vederlag følger af § 39 a i den danske ophavsretslov.

Såfremt en udenlandsk virksomhed udelukkende sælger lagringsmedier til danske virksomheder, skal der ikke ske anmeldelse til Copydan KulturPlus. Ved salg til danske virksomheder, vil disse være at anse for en importør i henhold til § 39, stk. 1, i ophavsretsloven. Den sælgende virksomhed skal sikre, at der er tale om salg til en virksomhed, for eksempel på baggrund af oplysning af momsnummer, og bør informere den købende virksomhed om, at den vil være at anse som importør af lagringsmedier i henhold til den danske ophavsretslovs § 39, stk. 1.

Når du som udenlandsk forhandler er tilmeldt Copydan KulturPlus, vil du fremgå af en liste over tilmeldte forhandlere. Listen vil være tilgængelig på Copydan KulturPlus' hjemmeside.

Generelt
Copydan KulturPlus vil i videst mulige omfang fremsende faktura, rykkere og anden information og korrespondance pr. mail eller på anden vis gøre det tilgængeligt elektronisk. Den tilmeldte virksomhed skal sikre, at Copydan KulturPlus til enhver tid er i besiddelse af korrekte kontaktoplysninger herunder adresse, kontaktperson, mailadresse og telefonnummer, og informere Copydan KulturPlus om ændringer i de registrerede oplysninger.

Ændringer kan foretages via Copydan KulturPlus' selvbetjeningsfunktion. I alle tilfælde af tilbagebetaling af vederlag, eksempelvis som følge af fejlindrapportering eller fejl i opgjort salg af lagringsmedier, gælder, at tilbagebetaling af vederlag kun foretages for det indeværende år samt det forudgående år. Begæringen om tilbagebetaling/korrektion skal være skriftlig fremsat overfor Copydan KulturPlus inden udgangen af året efter det pågældende vederlagsår.

Misligholdelse, ændring af vilkår m.m.
I tilfælde af misligholdelse af disse vilkår, ophører retten til at købe og udlevere/sælge lagringsmedier vederlagsfrit omgående. Copydan KulturPlus forbeholder sig ret til at pålægge den tilmeldte virksomhed administrationsgebyr, såfremt indrapporteringen sker på anden måde end via Copydan KulturPlus' selvbetjeningsfunktion. Såfremt en udført kontrol viser, at den tilmeldte virksomhed ikke har overholdt vilkårene, forbeholder Copydan KulturPlus sig retten til, foruden vederlag og renter fra forfald, at fakturere for faktisk merarbejde for Copydan KulturPlus. Væsentlige ændringer i vilkårene, såsom indførelse og ændring af månedlige administrationsgebyrer, faktureringsgebyrer og rykkergebyrer, varsles med tre måneder.

Reporting terms
The terms below are applicable from 1 May 2023 if you have registered as a Danish manufacturer, importer, or wholesaler, or as a foreign web retailer.

The terms supplement the requirements that apply under sections 39-46 of the Danish Act on Copyright (ophavsretsloven) and the executive order on the levy scheme for the reproduction of works for private use.

Reporting to Copydan KulturPlus
The registered business must on its own initiative submit a monthly or quarterly report of the number of storage media, see section 40 of the Danish Copyright Act, supplied/sold per month in the preceding month/quarter plus any information requested by Copydan KulturPlus. You select the reporting frequency (monthly/quarterly) when registering for reporting and can change this later by agreement with Copydan KulturPlus.  However, quarterly reporting can only be chosen by businesses that reports under DKK 50,000 per quarter. If DKK 50,000 or more is reported, the business automatically switches to monthly reporting. Reports should be submitted via Copydan KulturPlus' self-service function. The reporting deadline is no later than the end of the subsequent month.

This means, for example, that the report for January must be received no later than end-February for businesses electing to report on a monthly basis. Businesses choosing quarterly reporting must submit their report for January-March, for example, so that it is received no later than end-April, etc. Failure to meet the reporting deadline may be subject to a DKK 500 charge from Copydan KulturPlus for every deadline not met.

If media subject to levy have been supplied/sold, the levy charged on supplied/sold media must be paid to Copydan KulturPlus according to the same deadlines as apply to the submission of reports. In other words, the payment deadline is no later than the end of the subsequent month. This means, for example, that payment for January must be received no later than end-February for businesses electing to report on a monthly basis.
Businesses choosing quarterly reporting must make their payment for January-March, for example, so that it is received no later than end-April.

The report must include any media supplied/sold, regardless of whether they have been taken out for internal use by the registered business; supplied with or without consideration; sold on approval; or sold on a consignment basis, etc.

When you are registered at Copydan KulturPlus as a Danish manufacturer, importer, or wholesaler, your business will appear on a list of registered retailers. Your business will also appear on a list of approved retailers. The lists will be available on Copydan KulturPlus' website.

Sales not subject to levy
The registered business (referred to as the "Seller" in this section) may supply/sell levy-exempt storage media under section 43(1), paragraphs (1)
- (4) of the Danish Copyright Act when:

1. The Seller can prove that the recipient of the storage media is another registered business.
2. The Seller can produce export documentation in the case of media exported to a foreign business.
3. The buyer (the receiving business/user) has been approved by Copydan KulturPlus under the rules stipulated by Copydan KulturPlus, or the Seller can otherwise produce documentation substantiating that the storage media are used exclusively for professional purposes, including commercial purposes and teaching purposes.
4. The storage media are sold to the businesses designated by the Danish Association of the Deaf (Danske Døves Landsforbund) and the Danish Association of the Blind (Dansk Blindesamfund) as agreed with Copydan KulturPlus.

To the extent levy-exempt storage media are sold under item 3 to businesses not approved by Copydan KulturPlus, the Seller is responsible for securing documentation substantiating that the buyer will use the media exclusively for professional purposes. Reporting to Copydan KulturPlus is not the decisive element in determining whether the obligation to pay levy has been transferred in connection with the sale; see section 2(6) of the executive order on the levy scheme for the reproduction of works for private use. The Seller will thus remain liable for the obligation to pay levy if insufficient documentation has been produced under section 2(3) of the executive order, regardless of whether a report has been submitted to Copydan KulturPlus.

In other cases, the Seller may in principle only sell storage media subject to levy.

Invoicing
The registered business must issue an invoice (sales voucher) to the recipient in connection with any storage medium supplied/sold. The invoice must include the issue date and provide the name of the registered business, details about its CVR (Central Business Register) number/P (Production Unit) number as well as the type and quantity of the products supplied.

As regards the supply/sale of media subject to levy, the amount of levy charged on each product number/storage medium must be indicated and specified on the invoice or otherwise disclosed to the recipient. However, this requirement only applies to sales to businesses, public authorities, and educational institutions, and thus not to sales to private individuals. If a delivery comprises storage media subject to levy and levy-exempt storage media, the levy-exempt products supplied must be specified on the invoice or otherwise notified to the recipient.

Accounts
The registered business must keep accounts of the purchase and supply of storage media subject to levy. The accounts must be kept in such a way as to indicate which supplied storage media form the basis for calculation of the levy for each reporting period. The registered business’s accounts for a given period must have been booked before the report is submitted. The accounts, which must be kept as part of the business’s ordinary business accounting, must be presented clearly and concisely, and must contain such specifications as allow the accounts to form the basis for the control of the levy calculation to be carried out by the auditor appointed by Copydan KulturPlus. The registered business’s bookkeeping must contain separate accounts for each category of storage media purchased and supplied in the levy period. The bookkeeping must contain separate accounts for calculated and paid levy plus a separate account for levy-exempt supplies/sales in the levy period.

Accounts must also be kept of storage media purchased with and without levy, respectively. The registered business must store its accounts, accounting vouchers and other accounting material for five years after expiry of the financial year concerned; see section 45(3) of the Danish Copyright Act.

Control
At the request of a state-authorised public accountant appointed by Copydan KulturPlus, the registered business must submit details about the storage media supplied/sold. The state-authorised public accountant appointed by Copydan KulturPlus is entitled to visit the registered business to review its stocks, accounting records, vouchers, purchase and sales invoices and any other accounting material relevant for controlling the calculation of levy. These visits will normally be announced in advance, but if deemed necessary, such visits may also be made unannounced. Copydan KulturPlus will defray the cost of the accountant. Should the control show that incorrect information has been submitted, the cost will be defrayed by the registered business.

Foreign web retailers
When foreign businesses sell storage media covered by section 40 in the Danish Copyright Act into the Danish market, they must differentiate between sales to consumers in Denmark and sales to Danish businesses.

When foreign retailers sell storage media covered by section 40 in the Danish Copyright Act, to private consumers in Denmark, they must register themselves with Copydan KulturPlus, as well as submit reporting and pay levies, according to the same terms that apply to Danish businesses, that sell storage media to be used for private purposes. The obligation to pay the levy is stated in section 39 a, subsection 1 of the Danish Copyright
Act.

When sales from a foreign business into the Danish market exclusively concern Danish businesses, but not Danish consumers, there is no obligation to register with Copydan KulturPlus. When storage media is sold to a Danish business, this entity will be considered an importer of storage media according to section 39, subsection 1 in the Danish Copyright act. The foreign business must determine that the sale is to a business entity, for instance based on a VAT-number, and should inform the business buying the storage media, that it will be considered an importer of store media according to section 39, subsection 1 of the Danish Copyright Act.

When you are registered at Copydan KulturPlus as a foreign retailer your business will appear on a list of registered retailers. The list will be available on Copydan KulturPlus' website.

General
As far as possible, Copydan KulturPlus will forward invoices, reminders, other information, and correspondence by e-mail or otherwise make such material electronically available. The registered business must ensure that Copydan KulturPlus has the business' correct contact details at all times, including address, name of contact person, e-mail address and telephone number, and must inform Copydan KulturPlus about any changes to the information on record. Changes can be made via Copydan KulturPlus' self- service function. In all cases of levy reimbursements, for example, as a result of incorrect reporting or errors in the calculated sales figures for storage media, levy amounts can only be reimbursed for the current year and the preceding year. Applications for reimbursements/corrections must be submitted in writing to Copydan KulturPlus before the end of the year subsequent to the levy year concerned.

Breach, changes in terms, etc.
In the event of any breach of these terms, the right to purchase and supply/sell levy-exempt storage media will terminate immediately. Copydan KulturPlus reserves the right to charge an administration fee to the registered business if reports are submitted by any other means than via Copydan KulturPlus' self-service function. If a control inspection shows that the registered business has failed to comply with these terms, Copydan KulturPlus reserves the right to issue an invoice for the actual extra work entailed for Copydan KulturPlus, in addition to the levy and interest as of the payment date. Material changes to these terms, such as the introduction of or changes to monthly administration fees, invoicing charges and reminder charges will be announced at a notice of three months.